Uma das primeiras dúvidas ao montar, ampliar ou reformar uma empresa é: quantos postos de trabalho cabem no escritório sem deixar o ambiente apertado?

A resposta não depende apenas da metragem total. O número ideal de posições precisa considerar a configuração das mesas, cadeiras, circulação, armazenamento, equipamentos, áreas compartilhadas e, principalmente, a rotina das pessoas que utilizarão o ambiente.

Colocar o maior número possível de mesas em uma sala pode até parecer um bom aproveitamento do espaço, mas nem sempre significa ter um escritório funcional.

Neste guia, você vai entender quais pontos analisar antes de definir a quantidade e a distribuição das estações de trabalho.

Por que não basta dividir a área do escritório pelo número de funcionários?

Imagine duas empresas ocupando espaços com dimensões semelhantes. Uma trabalha quase exclusivamente em computadores, enquanto a outra utiliza documentos físicos, recebe fornecedores e realiza pequenas reuniões entre os integrantes da equipe.

Embora tenham a mesma quantidade de colaboradores, as necessidades de mobiliário podem ser completamente diferentes.

Por isso, antes de escolher os móveis para escritório, é necessário entender como cada setor funciona.

Algumas perguntas ajudam nessa etapa:

• Quantas pessoas trabalham simultaneamente no ambiente?
• Os colaboradores utilizam notebook ou computadores com monitores?
• Existem equipes que precisam trabalhar próximas?
• Há necessidade de gaveteiros ou armários?
• A empresa recebe clientes?
• Existem funcionários em regime híbrido?
• A equipe tende a crescer nos próximos anos?

Essas respostas ajudam a transformar a metragem disponível em um layout realmente adequado à operação.

Comece medindo a área útil do escritório

Um erro comum é considerar toda a metragem da sala como espaço disponível para colocar mesas.

Na prática, existem áreas que precisam permanecer livres ou ter funções específicas.

Portas devem abrir normalmente. Corredores precisam permitir circulação. Armários precisam de espaço para abertura. Também é necessário considerar pilares, paredes, janelas, tomadas e outros elementos estruturais.

Por isso, registre as medidas do ambiente e a localização desses pontos antes de definir o mobiliário.

Uma planta simples já ajuda a visualizar onde cada elemento poderá ficar.

Defina primeiro o tamanho da estação de trabalho

Depois de conhecer o espaço disponível, é hora de pensar na área necessária para cada colaborador.

A estação não é formada apenas pela mesa.

É preciso considerar o conjunto composto por mesa, cadeira para escritório, equipamentos utilizados e espaço necessário para que a pessoa consiga sentar, levantar e movimentar a cadeira confortavelmente.

Também é importante observar a atividade realizada.

Um profissional que utiliza notebook pode ter necessidades diferentes de alguém que trabalha com dois monitores, documentos, telefone e outros equipamentos simultaneamente.

Portanto, em vez de escolher uma mesa apenas porque ela “cabe”, pense na superfície necessária para executar o trabalho com organização.

Estações compartilhadas podem melhorar o aproveitamento do espaço

Em equipes maiores, plataformas e estações agrupadas podem ser uma alternativa interessante.

Em vez de utilizar diversas mesas isoladas, é possível criar conjuntos de posições de trabalho que aproveitam melhor determinadas áreas do escritório e ajudam a manter uma linguagem visual uniforme.

A própria Senador Office disponibiliza diferentes categorias de mobiliário corporativo e estações de trabalho, permitindo avaliar configurações adequadas a diferentes projetos.

O importante é evitar o efeito de simplesmente “encaixar” funcionários.

Um bom layout precisa equilibrar aproveitamento da área e conforto durante toda a jornada.

Não esqueça da circulação entre as mesas

Esse é um dos pontos que mais interferem na quantidade final de postos.

Ao desenhar o layout, observe os principais trajetos realizados durante o dia:

entrada e saída da sala, acesso a armários, deslocamento até outros setores, circulação para salas de reunião e passagem até equipamentos compartilhados.

Quando esses trajetos atravessam áreas muito estreitas, o funcionamento cotidiano do escritório fica prejudicado.

Além disso, cadeiras ocupadas avançam além da borda da mesa. Portanto, analisar apenas as dimensões do tampo pode gerar uma percepção errada do espaço disponível.

Armários e gaveteiros também entram na conta

Outro erro é calcular todos os postos e somente depois tentar descobrir onde colocar documentos e materiais.

O armazenamento deve fazer parte do projeto desde o início.

A Senador Office possui, dentro de sua linha de móveis para escritório, opções de armários, gaveteiros e móveis em aço, além de estações e plataformas de trabalho.

Avalie quais materiais realmente precisam permanecer próximos às equipes.

Itens utilizados constantemente podem ficar em gaveteiros ou armários próximos. Já documentos de consulta eventual podem ocupar áreas de armazenamento separadas, liberando espaço na região principal de trabalho.

Pense também no crescimento da equipe

O escritório pode atender perfeitamente às necessidades atuais e ficar pequeno poucos meses depois.

Por isso, uma pergunta importante durante o planejamento é:

quantas pessoas a empresa pretende contratar nos próximos anos?

Quando existe expectativa de expansão, vale considerar configurações que possam ser reorganizadas ou ampliadas.

Mobiliário modular e linhas que permitem adicionar novas posições podem facilitar alterações futuras sem exigir uma mudança completa do escritório.

Planejar alguma flexibilidade hoje pode evitar improvisações amanhã.

Escritório híbrido muda a quantidade de posições necessárias?

Pode mudar.

Empresas nas quais parte da equipe trabalha alguns dias remotamente podem estudar modelos de posições compartilhadas, dependendo da rotina e das políticas internas.

Porém, isso exige planejamento.

É preciso entender quantas pessoas costumam comparecer simultaneamente e quais equipes precisam estar presentes nos mesmos dias.

Reduzir posições sem analisar esses dados pode simplesmente trocar espaço ocioso por falta de mesa nos períodos de maior ocupação.

Sala de reunião, recepção e áreas de apoio também precisam de espaço

Ao calcular a capacidade de um escritório, não concentre toda a área disponível nas estações individuais.

Dependendo da empresa, parte do espaço poderá ser mais valiosa quando destinada a ambientes compartilhados.

Salas de reunião, áreas para conversas rápidas, recepção, armazenamento e espaços de apoio podem melhorar significativamente o funcionamento da operação.

Para visualizar diferentes soluções já executadas, vale conhecer os cases da Senador Office.

Eles podem servir como referência para entender como diferentes ambientes corporativos podem ser organizados.

Como saber se o layout ficou adequado?

Antes de comprar o mobiliário, faça uma revisão do projeto.

Confira se:

• todas as posições possuem espaço suficiente para o trabalho;
• as cadeiras podem ser movimentadas normalmente;
• existem rotas de circulação adequadas;
• armários podem ser abertos sem bloquear passagens;
• equipamentos e tomadas estão acessíveis;
• setores que trabalham juntos estão posicionados de maneira lógica;
• existe possibilidade de adaptação caso a equipe mude.

Se vários desses pontos exigirem improvisações, provavelmente vale rever a distribuição.

Planejar antes de comprar faz diferença

Descobrir quantos postos de trabalho cabem no escritório não significa encontrar o maior número possível de mesas para determinada metragem.

O objetivo é determinar quantas pessoas podem trabalhar naquele espaço de maneira funcional, organizada e confortável.

Por isso, mobiliário e layout devem ser pensados em conjunto.

Você pode consultar o catálogo da Senador Office para conhecer diferentes opções de mobiliário corporativo e comparar soluções para cada ambiente.

Se a sua empresa está montando, ampliando ou reformulando o escritório, entre em contato com a Senador Office para conversar sobre as necessidades do seu projeto.